Strategische planning die werkt: het OGSM-model

Strategische planning die werkt: het WhatMatterZ OGSM-model

Een goed strategisch plan is noodzakelijk om te overleven in de competitieve markt van vandaag.

Een van de beste tools voor de ontwikkeling en aansturing van een strategisch plan is het OGSM-model (Objective, Goals, Strategies and Measures – zie figuur 1). Tijdens de ontwikkeling van een OGSM ontwikkel je bedrijfsbreed en tot diep in de organisatie:

duidelijke doelstellingen,
de belangrijkste strategieën en initiatieven,
eigenaarschap en planningen,
management- en personeelstargets (optioneel),
een levend document van één pagina met routekaart voor alle toekomstige beslissingen en evaluaties.

Het OGSM-model

Als je nog geen OGSM-sessie hebt gedaan met ons, lijkt het een "black box". Want wat is OGSM nu precies en hoe gaat dit de organisatie helpen? Aangezien bij meer dan 50% van onze adviesopdrachten OGSM-werk betrokken is, vatten we in een paar paragrafen samen wat er in de loop van het proces gebeurt.

WhatMatterZ is Europees partner van ArchPoint Consulting, dé wereldwijde leider in OGSM, met kantoren in de Verenigde Staten, Groot Brittannië en het Midden-Oosten.

De eerste vraag: wanneer heb je een OGSM-sessie nodig?

Blijft de lange termijnstrategie vaak bij goede bedoelingen? Wordt alle tijd opgeslokt door het werk en problemen van vandaag? Heeft u eigenlijk niet voor ogen waar u over drie jaar wilt staan? Ontbreek het u aan een duidelijke overeenstemming binnen uw directieteam over de koers? Als uw organisatie geen duurzaam en effectief strategisch planningsproces heeft, is de OGSM een krachtig hulpmiddel. Het harmoniseert allereerst de doelstellingen van het bedrijf en prioriteert deze. Het transformeert strategische doelen in een duidelijk en uitvoerbaar plan dat gemakkelijk kan worden gevolgd.

Bij alle OGSM-opdrachten faciliteren wij de ontwikkeling van uw plan. We zorgen dat het onderdeel wordt van uw dagelijks denken en handelen, zodat strategie gaat leven binnen uw bedrijf. Tot slot leren we u hoe u het zelfstandig kan aansturen en onderhouden.

Interne gegevens verzamelen

Het proces begint met interviews met uw managementteam en een aantal belangrijke specialisten die door de organisatie zijn uitgekozen. Wij interviewen elke persoon gedurende ongeveer anderhalf tot twee uur in een vertrouwelijke setting. De vragen zijn gegroepeerd in verschillende categorieën, zoals weergegeven in figuur 2. Aan het einde van de interviews en het lezen van interne documenten hebben we een goed idee van wat er goed gaat en waar er verbeterpunten zijn.

Wij kunnen ook andere elementen beoordelen die van invloed zijn op de tevredenheid van werknemers en de klantervaring, waaronder klantenbeheer, marketingmateriaal, klant- en HR-onderzoeken en productiviteitsplatforms zoals six sigma, lean, training, HR-processen, enz. Deze elementen zijn cruciaal om de organisatie van buiten naar binnen te begrijpen.

Externe gegevens verzamelen (niet bij OGSM Jumpstart)

Als u kiest voor de OGSM Jumpstart slaan we deze stap over. Dat doet u bijvoorbeeld omdat u over voldoende onderzoeken beschikt, de tijd of budget ontbreekt. Met deze stap confronteren we uw organisatie met de realiteit van de markt. We beginnen met een Voice of the Customer (VOC)-enquête om kritische klantbehoeften en -verwachtingen te analyseren. Vervolgens kijken we binnen de organisatie welke functies of afdelingen klantwaarde leveren. Hoewel meestal met de vinger naar de verkoop wordt gewezen, is dit niet altijd het geval. Daarnaast ontwikkelen we klant-, kanaal- en eindgebruikerssegmentatie, analyseren we product-/marktprestaties en trends, merk- en bedrijfsreputatie, en uw waardepropositie.

Executive Overview & Debriefing-sessie

Zodra de gegevens zijn verzameld en geanalyseerd, nodigen we het team uit om een uitgebreide, gedetailleerde samenvatting van onze bevindingen te bekijken. Elk teamlid heeft deze kennis later in het proces nodig. We delen de macrotrends, de belangrijkste thema's en verbetermogelijkheden voor het bedrijf. We geven feedback in alle categorieën die in het diagram worden genoemd, inclusief een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats). Verder presenteren we gedetailleerde analyses, grafieken en zelfs quotes van de geïnterviewden (bron blijft altijd anoniem). Aan het einde van de sessie, die gemiddeld 4 uur duurt, heeft het team de gedetailleerde (en eerlijke) beoordeling van hun huidige toestand en hebben er goeie inhoudelijke discussies plaatsgevonden.

Het definiëren van een bedrijfsdoelverklaring

We laten de feedback bezinken en richten onze aandacht op de volgende oefening, waarbij we het Objectief voor het bedrijf creëren. Het Objectief zal de vragen beantwoorden: "Waarom bestaan we en waar staan we voor?" In het objectief geven we aan wat onze ambitie is met het bedrijf (strategisch en/ of financieel) en wat de pijlers van ons beleid zijn waarop we deze ambitie gaan waarmaken (niet te verwarren met een missie/ visie). Het geeft een duidelijke, concrete stip op de horizon."

De financiële vooruitzichten bepalen

Vervolgens richten we onze aandacht op een financiële vooruitzichten voor 3-5 jaar. Dit is een en bepalen we of iedereen dezelfde groeiverwachtingen heeft. Wat zijn de tegen- en wind mee voor de onderneming en zijn de financiële doelstellingen haalbaar? Als dat zo is, ploegen we verder. Als dat niet het geval is, is het tijd voor een "pauze" om de financiële realiteit en obstakels die eerst moeten worden aangepakt, aan te pakken.

Strategieplatforms creëren

Vervolgens nemen we het team mee door een unieke oefening die strategische aandachtsgebieden creëert. Deze 'buckets' zijn afgeleid van de belangrijkste observaties die tijdens de feedbacksessie zijn gedaan en zijn doorgaans onderverdeeld in een van de volgende drie gebieden: groei, productiviteit of mensen. We kijken ook naar de afstemming van het bedrijf op zijn doel, klanten, diensten, markten en geografische gebieden. We bepalen wat de sterke punten zijn, waar hiaten zijn en waar het bedrijf moet groeien. Wanneer de oefening is voltooid, heeft het team ongeveer 4-6 overkoepelende strategieën voor het bedrijf.

De problemen groeperen om daarna de initiatieven te kiezen

Dan vindt de magie plaats. We gaan terug naar de oorspronkelijke debriefing van de interviews, verzamelen alle observaties uit de feedback en groeperen de observaties onder de belangrijkste strategieën. Hoewel we deze oefening al vaak hebben gedaan, is het altijd verbazingwekkend om te zien hoe de observaties uit de feedback zo mooi aansluiten bij de nieuw ontwikkelde strategieën. Vervolgens gaan we de zaken prioriteren waarvan we vinden dat ze moeten worden opgelost. Tijdens het prioriteren houden we rekening met strategische relevantie, de impact op de business, tijd, kosten en of ze gemakkelijk of moeilijk te zijn op te lossen. Als laatste formuleren we zo precies mogelijk de initiatiefdefinitie.

Een ontwerp-OGSM ontwikkelen

Al deze informatie zetten deze om in één tool: de OGSM. We voegen de belangrijkste 4-6 strategieën toe en de initiatieven (de programma's die nodig zijn om de strategieën te realiseren). Ten slotte vermelden we hoe de voortgang wordt gemeten, de eigenaar van elk initiatief en de timing voor voltooiing.

We helpen het team ook afspraken te maken hoe de governance in te richten. We hebben een best-practices beschikbaar. Daarin wordt bijvoorbeeld besloten hoe vaak de OGSM en Initiatieven worden behandeld. Hoe vaak de KPI’s worden bijgewerkt enzovoorts.

Het resultaat is een levende roadmap van één pagina kan in de toekomst in elke strategische planningssessie worden gebruikt. Zoals altijd is het WhatMatterZ-team beschikbaar om deel te nemen aan die eerste vervolgsessies, totdat het leiderschapsteam volledig vertrouwd raakt met de tool.

Cascadering (niet bij OGSM Jumpstart)

Cascadering is het proces waarbij afstemming in de hele organisatie wordt bereikt (zie figuur 4). Het koppelt doelen op bedrijfsniveau aan de divisie- of functionele doelen en uiteindelijk aan het individu. Het is zowel een top-down als een bottom-up informatiestroom die het werk op elk niveau afstemt op de strategieën van de organisatie. Wanneer het naar beneden wordt gecascadeerd, geeft het een duidelijke en definitieve richting aan ondersteunende functies en medewerkers. In de 'bottom-up'-stroom geeft het feedback over de middelen en timing die nodig zijn om de strategieën te verwezenlijken.

Het OGSM-raamwerk voor strategische planning

Samenvattend vormt het OGSM-raamwerk de basis voor strategische planning, uitvoering en evaluatie, Het zorgt voor zichtbaarheid in de organisatie en wijst verantwoordelijkheden toe. Het zorgt dat activiteiten worden afgestemd op de financiële doelstellingen en mogelijkheden van de organisatie. Dankzij het beknopte formaat van één pagina is de aansturing eenvoudig en werkt het omdat het met een team ontwikkeld is.